Il nostro impegno

Elite Model Management Milano Srl a socio unico (“Elite”, “noi” o “ci”) si impegna a proteggere la privacy e la sicurezza nel trattamento dei suoi dati personali, in conformità con le leggi applicabili in materia di protezione dei dati. La presente Informativa Privacy descrive come raccogliamo e utilizziamo i dati personali nell’ambito del processo di scouting (“Scouting”), finalizzato a individuare nuovi talenti per i nostri servizi di modelling, e si applica ai talenti, in qualità di interessati, e, ove applicabile, ai genitori o ai tutori legali dei minori. Il trattamento effettuato da Elite si baserà sui principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, accuratezza, integrità e riservatezza. È importante che Lei legga e conservi il presente documento in modo da essere a conoscenza di come e perché utilizziamo i suoi dati e quali sono i suoi diritti ai sensi delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

1. Titolare

Elite Model Management Milano Srl a socio unico con sede legale in Via Amedei 8, 20123 Milano, Italia, parte del gruppo Elite World Group (“EWG” o “Gruppo”), è titolare dei dati personali che ci fornisce e/o che noi raccogliamo da Lei. In conformità con le leggi applicabili in materia di protezione dei dati, Elite è il “Titolare”, in quanto determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali.

2. Responsabile della protezione dei dati

Elite ha nominato un responsabile della protezione dei dati (“DPO”). Il DPO è a disposizione per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei dati personali effettuato da Elite. È possibile contattare il DPO scrivendo all’indirizzo dpo@elitemodelworld.com.

3. Tipo e fonte dei dati personali

Per trattamento di dati personali si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l’ausilio di mezzi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, quali la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, l’allineamento o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

La informiamo che i dati personali che trattiamo per Scouting includono dati personali quali il suo nome, indirizzo e-mail, le sue foto e altri dati che possono identificarla o renderla identificabile (di seguito denominati “Dati Personali”).

In particolare, i Dati Personali che trattiamo per Scouting includono le seguenti categorie:

Categorie comuni di Dati Personali
Questi includono: nome, data di nascita, genere, indirizzo e-mail, indirizzo e-mail, paese, città, numero di telefono, video e fotografie, misure corporee, account dei social media e qualsiasi altro dato che potremmo raccogliere durante il processo di Scouting.
Categorie particolari di Dati Personali
Per le attività che svolgiamo nell’ambito dello Scouting, non raccogliamo categorie particolari di Dati Personali. Tuttavia, con riferimento ai dati relativi alla sua salute, potremmo trattare tali dati qualora siano stati resi pubblici da Lei.

Raccogliamo i Dati Personali direttamente da Lei (ad esempio, quando la incontriamo a un evento o se volontariamente viene presso i nostri uffici) oppure da un’agenzia di modelle/i o da un agente di cui Lei si avvale per promuovere la sua immagine come potenziale talento.

Potremmo anche raccogliere Dati Personali direttamente dai suoi account pubblici sui social network.

4. Finalità del trattamento, base giuridica e periodo di conservazione

Questa sezione descrive il trattamento dei Dati Personali effettuato da Elite per il processo di Scouting, le finalità di ciascun trattamento, la base giuridica pertinente e informazioni sui relativi periodi di conservazione. Si prega di notare che, una volta terminato il periodo di conservazione, provvederemo a cancellare i suoi Dati Personali dai nostri sistemi e archivi o a renderli anonimi in modo che non consentano più di identificarla.

Ricerca di Potenziali Nuovi Talenti
La base giuridica di tale trattamento è il nostro legittimo interesse a individuare potenziali nuovi talenti tra coloro che hanno volontariamente reso pubblici i propri Dati Personali, perché desiderano promuovere la propria immagine. Qualora i dati raccolti includano categorie particolari di Dati Personali, tali dati potranno comunque essere trattati in quanto resi direttamente pubblici dall’interessato. Tale finalità include i seguenti trattamenti di Dati Personali:
- esaminare i contenuti resi disponibili sugli account pubblici degli interessati sui social network (ad es. video, fotografie, reel e post). Qualora ravvisiamo un possibile interesse, raccogliamo Dati Personali che possono essere utili per il nostro processo di Scouting;
- raccogliere i Dati Personali direttamente dall’interessato quando incontriamo di persona potenziali nuovi talenti (ad esempio, durante eventi);
- entrare in contatto con i potenziali nuovi talenti utilizzando i Dati Personali resi pubblicamente disponibili (con riferimento al punto i. che precede) o richiesti agli interessati (con riferimento al punto ii. che precede);
- gestire tutte le attività svolte nell’ambito dello Scouting, inclusa la valutazione del suo potenziale come modello/a.
Periodo di conservazione: i Dati Personali trattati per tale finalità saranno conservati per il tempo strettamente necessario a valutare il potenziale come modello/a e, in ogni caso, per un periodo non superiore a 6 mesi dalla presentazione della candidatura. Inoltre, potremo conservare i Dati Personali per il periodo consentito dalla normativa locale applicabile, al fine di tutelare i nostri interessi nell’ambito di eventuali procedimenti legali.

Soddisfazione delle sue Richieste
La base giuridica di tale trattamento è la necessità di dare esecuzione a misure precontrattuali adottate su sua richiesta, quando Lei, in qualità di interessato, ci fornisce i suoi Dati Personali (direttamente o tramite agenti/agenzie). Il conferimento dei Dati Personali per tale finalità è facoltativo; tuttavia, il mancato conferimento renderebbe impossibile soddisfare le sue richieste. Tale finalità include i seguenti trattamenti di Dati Personali:
- entrare in contatto con Lei quando Lei, o un soggetto da Lei incaricato di promuovere la sua immagine, ci invia volontariamente i suoi Dati Personali;
- gestire tutte le attività svolte nell’ambito dello Scouting, inclusa la valutazione del suo potenziale come modello/a.
Periodo di conservazione: i Dati Personali trattati per tale finalità saranno conservati per il tempo strettamente necessario a valutare il potenziale come modello/a e, in ogni caso, per un periodo non superiore a 6 mesi dalla presentazione della candidatura. Inoltre, potremo conservare i Dati Personali per il periodo consentito dalla normativa locale applicabile, al fine di tutelare i nostri interessi nell’ambito di eventuali procedimenti legali.

Obblighi di Legge
La base giuridica di questo trattamento è l’adempimento di un obbligo legale a cui siamo soggetti. Si prega di notare che non è possibile opporsi a tale trattamento in quanto richiesto dalla legge. Tale finalità include i seguenti trattamenti di Dati Personali:
- adempiere agli obblighi legali di natura contabile e fiscale, come l’obbligo di conservare le fatture;
- rispettare una disposizione normativa o un ordine delle autorità competenti, ove applicabile.
Periodo di conservazione: i Dati Personali trattati per tale finalità saranno conservati per il periodo previsto dall’obbligo specifico o dalla legge applicabile.

Marketing Diretto
La base giuridica di questo trattamento è il suo consenso liberamente prestato. Il mancato consenso non influirà in alcun modo la valutazione del suo potenziale come modello/a. Tale finalità comprende il seguente trattamento di Dati Personali:
- invio di materiale pubblicitario e comunicazioni commerciali, via e-mail e/o SMS, relative a servizi esistenti e/o nuovi e a offerte speciali riferite a Elite o a EWG.
Periodo di conservazione: i Dati Personali trattati per tale finalità saranno conservati fino alla revoca del consenso e, in ogni caso, per un periodo massimo di 3 anni dalla data del consenso.

Condivisione con terze parti per le proprie finalità di Marketing
La base giuridica di tale trattamento è il Suo consenso liberamente prestato. Il mancato conferimento del consenso non inciderà sulla valutazione del suo potenziale come modello/a. Tale finalità include il seguente trattamento di Dati Personali:
- consentire la condivisione dei suoi Dati Personali con soggetti terzi, con i quali Elite intrattiene rapporti contrattuali (ad es. partner, sponsor), affinché Lei possa ricevere da tali soggetti offerte speciali relative ai loro servizi o altre informazioni.
Periodo di conservazione: i Dati Personali trattati per tale finalità saranno conservati fino alla revoca del consenso e, in ogni caso, per un periodo massimo di 3 anni dalla data del consenso.

Finalità Amministrative connese allo Scouting
La base giuridica di tale trattamento è il nostro legittimo interesse a:
- condividere i suoi Dati Personali all’interno del nostro Gruppo, al fine di valutare il suo potenziale come modello/a.
Periodo di conservazione: i Dati Personali trattati per tale finalità saranno conservati per il tempo strettamente necessario a valutare il potenziale come modello/a e, in ogni caso, per un periodo non superiore a 6 mesi dalla presentazione della candidatura. Inoltre, potremo conservare i Dati Personali per il periodo consentito dalla normativa locale applicabile, al fine di tutelare i nostri interessi nell’ambito di eventuali procedimenti legali.

5. Destinatari dei Dati Personali

I suoi Dati Personali potranno essere comunicati, esclusivamente per le finalità di cui al precedente paragrafo 4, ai seguenti soggetti terzi (collettivamente, i “Destinatari”):

entità che operano come fornitori per conto di Elite, in qualità di responsabili del trattamento, in quanto trattano i dati personali per nostro conto, in conformità con le leggi applicabili in materia di protezione dei dati;
soggetti, enti o autorità, che agiscono tipicamente in qualità di titolari del trattamento, ai quali è obbligatorio comunicare i suoi Dati Personali in base a disposizioni di legge o ordini delle autorità;
persone autorizzate da Elite a trattare i Dati Personali necessari per svolgere attività strettamente connesse al processo di Scouting, che si sono impegnate a mantenere la riservatezza o hanno un adeguato obbligo legale di riservatezza, come i dipendenti o i collaboratori di Elite;
altre società appartenenti al Gruppo di cui Elite fa parte.

6. Trasferimenti di Dati Personali

Alcuni dei suoi Dati Personali sono condivisi con Destinatari che potrebbero trovarsi al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). Elite garantisce che il trattamento dei suoi Dati Personali da parte di tali Destinatari sia effettuato in conformità con le leggi applicabili in materia di protezione dei dati. Pertanto, tali trasferimenti possono essere basati su una decisione di adeguatezza o su clausole contrattuali standard (note anche come “SCC”) approvate dalla Commissione Europea. In loro assenza, il trasferimento avrà luogo solo se si applicano deroghe specifiche, previste dalle leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

7. Diritti degli interessati

In qualsiasi momento, Lei può esercitare i seguenti diritti nella misura in cui applicabili ai sensi delle leggi sulla protezione dei dati:

sapere se conserviamo/trattiamo Dati Personali che La riguardano e, in tal caso, avere accesso a tali dati e ottenerne una copia (diritto di accesso);
ottenere la rettifica dei Dati Personali, se sono errati, o integrarli (diritto di rettifica);
ottenere la cancellazione di tali Dati Personali alle condizioni stabilite dalle leggi applicabili in materia di protezione dei dati (diritto alla cancellazione);
richiederci di limitare il trattamento solo a determinate categorie di Dati Personali, come consentito dalle leggi applicabili in materia di protezione dei dati;
richiedere e ricevere i Dati Personali che La riguardano in un formato strutturato, o farli trasmettere a un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati), come consentito dalle leggi applicabili in materia di protezione dei dati;
opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri Dati personali.

Per esercitare tali diritti, o per qualsiasi altra informazione o dubbio relativo al trattamento dei suoi Dati Personali, si prega di contattare il nostro DPO all’indirizzo e-mail seguente: dpo@elitemodelworld.com. In ogni caso, Lei ha sempre il diritto di presentare un reclamo all'autorità competente in materia di privacy.

Our engagement

Elite Model Management Milano Srl a socio unico (“Elite”, “we” or “us”) is committed to protecting the privacy and security when processing your personal data, in compliance with the applicable data protection laws. This Privacy Notice describes how we collect and use personal data in relation to the scouting process (“Scouting”), which is aimed at finding new talents for our modelling services, and it applies to talents, as data subjects, and, where applicable, parents or legal guardians of minors. The processing carried out by Elite will be based on the principles of lawfulness, fairness, transparency, purpose and storage limitation, data minimization, accuracy, integrity, and confidentiality. It is important that you read and keep this document so that you are aware of how and why we are using your data and what your rights are under the applicable data protection laws

1. Controller

Elite Model Management Milano Srl a socio unico, with registered office in Via Amedei 8, 20123 Milan, Italy, part of the Elite World Group (“EWG” or “Group”), is responsible for the personal data you provide to us and/or we collect from you. In accordance with the applicable data protection laws, Elite is the “Controller”, as it determines the purposes and means of the processing of personal data.

2. Data Protection Officer

Elite has appointed a data protection officer (“DPO”). The DPO is available for any information regarding the processing of personal data carried out by Elite. You can contact the DPO by writing to dpo@elitemodelworld.com.

3. Type and source of personal data

By processing of personal data, we mean any operation or set of operations which is performed on personal data or on sets of personal data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organisation, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.

We inform you that the personal data we process for Scouting include your name, email address, your photos and other data that can identify you or make you identifiable (hereinafter referred to as “Personal Data”).

In particular, the Personal Data we process for Scouting include the following categories:

Common categories of Personal Data
These include: your name, date of birth/age, gender, email address, country, city, telephone, videos and photographs, body measurements, social media accounts and any other data which we may collect during the Scouting process.
Special categories of Personal Data
For the activities we perform in relation to Scouting, we do not collect special categories of Personal Data. However, with regard to data relating to your health, we may process such data, if it has been made public by you.

We may collect Personal Data directly from you (for example, when we meet you at an event or if you voluntarily come to our office) and/or from a modelling agency/agent you rely on to promote your image as a potential talent.

We may also collect Personal Data directly on your public accounts on social networks.

4. Purpose of processing, related legal basis, and data retention period

This section describes the processing of Personal Data carried out by Elite for Scouting, the purposes of each processing, the relevant legal basis, and information on the relevant data retention periods. Please note that once the relevant data retention period has ended, we delete your Personal Data from our systems and files or anonymize it so that it no longer identifies you.

Finding Potential New Talents
The legal basis for this processing is our legitimate interest in finding potential new talents among those who have voluntarily made their Personal Data public because they want to promote their image. Where the data collected includes special categories of Personal Data, such data may still be processed as it has been directly made public by the data subject. This purpose includes the following processing of Personal Data:
- Examining content made available on data subjects’ public accounts on social networks (e.g., videos, photographs, reels and posts). When we find possible interest, we take note of the Personal Data that may be useful for our Scouting process;
- Collecting Personal Data directly from the data subject when we meet potential new talents in person (for example, at events);
- Contacting the potential new talents, using the Personal Data that has been made publicly available (in relation to point. i. above) or requested to the data subjects (in relation to point ii. above);
- Managing all the activities we perform in relation to Scouting, including assessing your potential as a model.
Retention Period: Personal Data processed for this purpose will be retained for the time strictly necessary to assess the potential as a model and, in any case, no longer than 6 months from the submission of the application. Furthermore, we may also retain Personal Data for the time permitted by our local laws to protect our interests in legal proceedings.

Satisfying Your Request
The legal basis for this processing is the need to implement pre-contractual measures taken at your request, when you, as data subject, provide us your Personal Data (directly or through agents/agencies). The provision of Personal Data for this purpose is optional, but failure to provide it would make it impossible to satisfy your requests. This purpose includes the following processing of Personal Data:
- Entering in contact with you when you, or someone you relied on to promote your image, voluntarily send us your Personal Data;
- Managing all the activities we perform in relation to Scouting, including assessing your potential as a model.
Retention Period: Personal Data processed for this purpose will be retained for the time strictly necessary to assess the potential as a model and, in any case, no longer than 6 months from the submission of the application. Furthermore, we may also retain Personal Data for the time permitted by our local laws to protect our interests in legal proceedings.

Law Obligations
The legal basis for this processing is the compliance with a legal obligation which we are subject to. Please note that it is not possible to object to this processing as it is required by law. This purpose includes the following processing of Personal Data:
- To fulfil legal obligations which we are subject to;
- Comply with a regulatory provision or an order from the competent authorities, where applicable.
Retention Period: Personal Data processed for this purpose will be retained until the time specified by the specific obligation or applicable law.

Direct Marketing
The legal basis for this processing is your freely given consent. Not providing consent will not affect the evaluation on your potential as model. This purpose includes the following processing of Personal Data:
- To send you advertising material, commercial information, by email and/or SMS, about existing and new services and special offers related to Elite or EWG.
Retention Period: Personal Data processed for this purpose will be retained until consent is revoked and, in any case, for a maximum of 3 years from the date of consent.

Third-party Sharing for their Marketing Purposes
The legal basis for this processing is your freely given consent. Not providing consent will not affect the evaluation on your potential as model. This purpose includes the following processing of Personal Data:
- To allow Elite transferring your personal data to third parties with whom has contractual relationships (e.g., partners, sponsors) so that you may receive special offers about their services or other information from them.
Retention Period: Personal Data processed for this purpose will be retained until consent is revoked and, in any case, for a maximum of 3 years from the date of consent.

Scouting-related Administrative Purposes
The legal basis for this processing is our legitimate interest in:
- i. Transmitting your Personal Data within our Group for evaluating your potential as model.
Retention Period: Personal Data processed for this purpose will be retained for the time strictly necessary to assess the potential as a model and, in any case, no longer than 6 months from the application date. Furthermore, we may also retain Personal Data for the time permitted by our local laws to protect our interests in legal proceedings.

5. Personal Data Recipients

Your Personal Data may be shared, solely for the purposes referred to in paragraph 4 above, with the following third parties (collectively, “Recipients”):

Entities operating as suppliers on behalf of Elite, acting as data processors, as they process personal data on our behalf, pursuant to the applicable data protection laws;
Entities, bodies, or authorities, typically acting as data controllers, to whom it is mandatory to disclose your Personal Data pursuant to legal provisions or orders from authorities;
Individuals authorized by Elite to process Personal Data necessary to perform activities strictly related to the Scouting, who have committed themselves to confidentiality or have an adequate legal obligation of confidentiality, such as Elite employees or collaborators;
Other companies belonging to the Group, of which Elite is a part.

6. Personal Data Transfers

Some of your Personal Data is shared with Recipients who may be located outside the European Economic Area (EEA). Elite ensures that the processing of your Personal Data by these Recipients is carried out in compliance with applicable data protection laws. Therefore, such transfers may be based on an adequacy decision or on Standard Contractual Clauses (also known as “SCCs”) approved by the European Commission. In their absence, the transfer will only take place if specific safeguards, set by the applicable privacy laws, apply.

7. Data subjects’ rights

At any time, you may exercise the following rights to the extent they are applicable pursuant to the data protection laws:

Know if we store/process Personal Data relating to you, and if so, have access to them and obtain a copy of such data (right of access);
Obtain the rectification of Personal Data, if they are incorrect, or supplement them (right of rectification);
Obtain the erasure of such data under the conditions set forth by the applicable data protection laws (right of erasure);
Request to us to restrict the processing only to certain categories of Personal Data, as permitted by the applicable data protection laws;
Request and receive Personal Data concerning you in a structured format, or to have such data transmitted to another controller (right to data portability), as permitted by the applicable data protection laws;
opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri Dati personali.

To exercise these rights, or for any other information or concerns regarding the processing of your Personal Data, you can either contact our DPO at the following email address: dpo@elitemodelworld.com. In any case, you always have the right to lodge a complaint with the competent privacy authority.