Elite Madrid

Our engagement

Elite Management SA (“Company”, “we” or “us”) is committed to protecting privacy and security when processing your personal data. It is important that you read and keep in mind why and how we are using your data and what your rights are under the relevant data protection legislation. In the following ‘data subject’ refers to the person to whom the personal data is concerned with.

Controller

Elite Management SA, part of the Elite World Group (EWG), determines the purposes and means of the processing of personal data.

What is the purpose of processing?

This Privacy Notice relates to our scouting activities aimed at finding new talents for our modelling services.

How we get your personal data and what is the data collected?

Many potential models have public accounts on social networks in order to promote themselves via videos, stories, reels and posts: we take a look at these publications and where we find a case of possible interest, we take note of the data that can be useful for our services, in the event you have decided to make them publicly available
In the event we meet you casually on the street or at an event, we will ask for your contact details directly, as well as some pictures of you, and some other data such as age and gender
If you do a walk-in at our offices and you go through the usual internal process, you share your contact details/pictures/physical measurements, age and gender
If you voluntarily, by email or regular mail or by any other means of communication, send us your contact details and/or pictures and/or physical measurements or other data about yourself
If someone you relied on to promote your image as a possible talent, contacts us by regular mail or email or by any other means of communication or physically comes to our offices and provides us with your contact details and/or photos and/or physical measurements or other data about you

In case you fill in a specific form, you can always access to the specific Privacy Notice made available on our resources (website, APP, paper document) or here.

Legal basis for processing

The legal basis is our legitimate interest in finding new potential talent among those who have voluntarily made their data public because they wish to promote themselves.
On the other hand, the legal basis is to take action at the request of the data subjects before entering into a possible contract with us, for those who have communicated their data to us (directly or through their agents) always with the aim of promoting themselves.
Where the data collected as reported above includes sensitive (*) data, it can be treated because the processing relates to personal data which are manifestly made public by the data subject.
(*) data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, data concerning health or data concerning a natural person's sex life or sexual orientation

Data Sharing and personal data transfers outside European Union, United Kingdom and Switzerland

We may have to share your data with other companies of the Group always with the purpose of assessing your potential as model and your data is processed with the support of service providers: such parties are obliged to comply with the relevant data protection legislation. Where such parties process personal data on our behalf, they are contractually obliged to properly protect your personal data and follow our instructions. If required by law, we will share your data with relevant authorities.
If the above-mentioned parties are established outside of the European Union, United Kingdom, and Switzerland, we adopt, according to the specific case, the applicable safeguards provided for by the data protection legislation.

How we store your personal data and for how long?

We store your data, for the above purposes, securely and in compliance with the provisions of the applicable laws that protect confidentiality, integrity, and availability of your personal data. We limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a strict business need to know your data.
Your personal data will be retained for the time strictly necessary for the assessment of your potential as a model: if the assessment procedure doesn’t end up with the establishment of a contractual relationship with you, your personal data will be retained for 3 years from the end of such procedure to allow us to assess your profile for future opportunities.
The data may be retained for a further period if necessary to comply with legal obligations and/or to exercise or defend a right.
When we no longer need to use your personal data, we delete it from our systems or anonymize it so that it no longer identifies you.

What are your privacy rights?

According to the relevant data protection law, you can exercise the above rights on a case-by-case basis, as applicable to the specific processing situation:

obtain from us the following information: the purposes of the processing; the categories of personal data concerned; the recipients or categories of recipient to whom the personal data have been or will be disclosed, in particular recipients in third countries or international organisations; where possible, the envisaged period for which the personal data will be stored, or, if not possible, the criteria used to determine that period. If requested we shall provide a copy of your personal data undergoing processing, in a commonly used electronic form, however your right to obtain a copy shall not adversely affect the rights and freedoms of others
obtain without undue delay correction of your personal data in case it is incomplete or inaccurate or necessary any integration provided by you
obtain erasure of your personal data under certain conditions: where the personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected or otherwise processed; you withdraw consent on which the processing is based and when there is no other legal ground for the processing; you object to the processing and there are no overriding legitimate grounds for the processing, or you object to the processing for direct marketing communications addressed to you; the personal data have been unlawfully processed; the personal data have to be erased for compliance with a legal obligation to which the Controller is subject; the personal data have been collected in relation to the offer of information society services to minors
object to the processing when there are no overriding legitimate grounds for the processing, or you object to the processing in case of direct marketing communications addressed to you
obtain restriction of processing where one of the following applies: you contest the accuracy of the personal data, for a period enabling the Controller to verify such accuracy; the processing is unlawful and you oppose the erasure of the personal data and request the restriction of their use instead; the Controller no longer needs the personal data for the purposes of the processing, but they are required by you for the establishment, exercise or defence of legal claims; you have objected to processing pending the verification whether the legitimate grounds of the Controller override yours
obtain the portability of your personal data to another party, this right is applicable when the processing is carried out by automated means and the legal ground for processing is your consent or the contractual relationship with the Controller.
object to the processing, including profiling, which produces legal effects on you or similarly significantly affect you except when the processing is necessary for entering into, or performance of, a contract between you and the Controller; or is authorised by a law to which the Controller is subject and which also lays down suitable measures to safeguard the data subject's rights and freedoms and legitimate interests; or is based on your explicit consent.

You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the State of your habitual residence, place of work or place of the alleged infringement if you consider that the processing of your personal data infringes the applicable data protection law. For example, in Spain the reference supervisory authority is the AEPD www.aepd.es.

Contacts

For further information on how we process your personal data, your privacy rights and to exercise them, or for any issue related to the processing of your data, contact our Data Protection Officer by sending an email to dpo@elitemodelworld.com or a regular mail to the Company address reported in the section ‘Controller’.

Nuestro compromiso

Elite Management SA ("Compañía", "nosotros" o "vosotros") se compromete a proteger la privacidad y la seguridad al procesar sus datos personales. Es importante que lea y tenga en cuenta por qué y cómo utilizamos sus datos y cuáles son sus derechos en virtud de la legislación de protección de datos pertinente. En lo siguiente, "sujeto de datos" se refiere a la persona a quien se refieren los datos personales.

Responsable del tratamiento

Elite Management SA, con sus oficinas registradas ubicadas en Carrer de Provença, 267-269 3-1 – 08008 Barcelona (En adelante, la "Compañía" o "Controlador de datos"), parte de Elite World Group (EWG), determina los fines y medios del procesamiento de datos personales.

¿Cuál es el fine del procesamiento?

Este Aviso de Privacidad se relaciona con nuestras actividades de exploración dirigidas a encontrar nuevos talentos para nuestros servicios de modelaje.

¿Cómo obtenemos sus datos personales y cuáles son los datos recopilados?

Muchos modelos potenciales tienen cuentas públicas en las redes sociales para promocionarse a través de videos, stories, reels y posts: echamos un vistazo a estas publicaciones y donde encontramos un caso de posible interés, tomamos nota de los datos que se pueden útiles para nuestros servicios, en caso de que haya decidido ponerlos a disposición del público.
En el caso de que nos encontremos contigo casualmente en la calle o en un evento, te pediremos tus datos de contacto directamente, así como algunas fotos tuyas y algunos otros datos como la edad y el sexo.
Si realiza una visita sin cita previa a nuestras oficinas y sigue el proceso interno habitual, comparte sus datos de contacto/fotos/medidas físicas, edad y sexo.
Si usted voluntariamente, por correo electrónico o correo ordinario o por cualquier otro medio de comunicación, nos envía sus datos de contacto y/o fotografías y/o medidas físicas u otros datos sobre usted.
Si alguien en quien usted confió para promocionar su imagen como posible talento, nos contacta por correo ordinario o correo electrónico o por cualquier otro medio de comunicación o viene físicamente a nuestras oficinas y nos proporciona sus datos de contacto y/o fotos y/o medidas u otros datos sobre usted.

En caso de que complete un formulario específico, siempre puede acceder al Aviso de privacidad específico disponible en nuestros recursos (sitio web, APP, documento en papel) o aquí.

Base legal para el procesamiento

La base legal es nuestro interés legítimo en encontrar nuevos talentos potenciales entre aquellos que voluntariamente han hecho públicos sus datos porque desean promocionarse.
Por otro lado, la base legal es actuar a petición de los interesados antes de celebrar un posible contrato con nosotros, para aquellos que nos han comunicado sus datos (directamente o a través de sus agentes) siempre con el objetivo de promover ellos mismos.
Cuando los datos recopilados según lo informado anteriormente incluyen datos sensibles (*), pueden ser tratados porque el procesamiento se refiere a datos personales que el interesado manifiestamente hace públicos.
(*) datos que revelen el origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o la orientación sexual de una persona física.

Intercambio de datos y transferencias de datos personales fuera de la Unión Europea, Reino Unido y Suiza

Es posible que tengamos que compartir sus datos con otras empresas del Grupo siempre con el fin de evaluar su potencial como modelo/a y sus datos se procesan con el apoyo de proveedores de servicios: dichos terceros están obligados a cumplir con la legislación de protección de datos pertinente. Cuando dichas partes procesen datos personales por nuestra cuenta, están obligadas por contrato a proteger adecuadamente sus datos personales y seguir nuestras instrucciones. Si lo exige la ley, compartiremos sus datos con las autoridades pertinentes.
En caso de que las citadas partes estén establecidas fuera de la Unión Europea, Reino Unido y Suiza, adoptaremos, según el caso concreto, las garantías aplicables previstas por la legislación de protección de datos.

¿Cómo almacenamos sus datos personales y por cuánto tiempo?

Almacenamos sus datos, para los fines anteriores, de forma segura y en cumplimiento de las disposiciones de las leyes aplicables que protegen la confidencialidad, integridad y disponibilidad de sus datos personales. Limitamos el acceso a sus datos personales a aquellos empleados, agentes, contratistas y otros terceros que tienen una necesidad comercial estricta de conocer sus datos.
Sus datos personales se conservarán durante el tiempo estrictamente necesario para la evaluación de su potencial como modelo: si el procedimiento de evaluación no concluye con el establecimiento de una relación contractual con usted, sus datos personales se conservarán durante 3 años a partir del final de dicho procedimiento para permitirnos evaluar su perfil para futuras oportunidades.
Los datos podrán conservarse durante un plazo adicional si fuera necesario para cumplir con obligaciones legales y/o para ejercer o defender un derecho.
Cuando ya no necesitamos usar sus datos personales, los eliminamos de nuestros sistemas o los anonimizamos para que ya no lo identifiquen.

¿Cuáles son sus derechos de privacidad?

De acuerdo con la ley de protección de datos pertinente, puede ejercer los derechos anteriores caso por caso, según corresponda a la situación de procesamiento específica:

Obtener de nosotros la siguiente información: los fines del procesamiento; las categorías de datos personales en cuestión; los destinatarios o categorías de destinatarios a los que se han comunicado o se comunicarán los datos personales, en particular destinatarios en terceros países u organizaciones internacionales; en lo posible, el plazo previsto durante el cual se conservarán los datos personales o, en su defecto, los criterios utilizados para determinar dicho plazo. Si se solicita, proporcionaremos una copia de sus datos personales en proceso, en un formato electrónico de uso común; sin embargo, su derecho a obtener una copia no afectará negativamente los derechos y libertades de los demás.
Obtener sin dilación indebida la corrección de sus datos personales en caso de que estén incompletos o sean inexactos o sea necesaria alguna integración proporcionada por usted.
Obtener la eliminación de sus datos personales bajo ciertas condiciones: cuando los datos personales ya no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recopilados o procesados; retira el consentimiento en el que se basa el procesamiento y cuando no existe otro fundamento legal para el procesamiento; se opone al procesamiento y no existen motivos legítimos predominantes para el procesamiento, o se opone al procesamiento de comunicaciones de marketing directo dirigidas a usted; los datos personales han sido procesados ilegalmente; los datos personales deben borrarse para el cumplimiento de una obligación legal a la que está sujeto el Controlador; los datos personales han sido recabados en relación con la oferta de servicios de la sociedad de la información a menores.
Oponerse al procesamiento cuando no existen motivos legítimos imperiosos para el procesamiento, o si se opone al procesamiento en el caso de comunicaciones de marketing directo dirigidas a usted.
Obtener la restricción del procesamiento cuando se aplica uno de los siguientes: usted impugna la exactitud de los datos personales, durante un período que permite al Controlador verificar dicha exactitud; el tratamiento es ilícito y usted se opone a la supresión de los datos personales y solicita en su lugar la limitación de su uso; el Controlador ya no necesita los datos personales para los fines del procesamiento, pero usted los requiere para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamos legales; usted se ha opuesto al procesamiento en espera de la verificación de si los motivos legítimos del Controlador anulan los suyos.
Obtener la portabilidad de sus datos personales a otro tercero, este derecho es aplicable cuando el tratamiento se realiza por medios automatizados y la base legal para el tratamiento es su consentimiento o la relación contractual con el Responsable.
Oponerse al procesamiento, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos jurídicos sobre usted o le afecte significativamente de manera similar, excepto cuando el procesamiento sea necesario para la celebración o ejecución de un contrato entre usted y el Controlador; o está autorizado por una ley a la que está sujeto el Controlador y que también establece medidas adecuadas para salvaguardar los derechos y libertades del interesado y sus intereses legítimos; o se basa en su consentimiento explícito.

Tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control, en particular en el Estado de su residencia habitual, lugar de trabajo o lugar de la supuesta infracción si considera que el tratamiento de sus datos personales infringe la ley de protección de datos aplicable. Por ejemplo, en España la autoridad de control de referencia es la AEPD www.aepd.es.

Contactos

Para más información sobre cómo tratamos sus datos personales, sus derechos de privacidad y ejercerlos, o para cualquier cuestión relacionada con el tratamiento de sus datos, póngase en contacto con nuestro Delegado de Protección de Datos enviando un correo electrónico a dpo@elitemodelworld.com o un correo postal al domicilio social informado en el apartado ‘Responsable del tratamiento’.