Elite Amsterdam

Onze betrokkenheid

Elite Model Management Amsterdam BV (“Elite”, “wij” of “ons”) zet zich in voor de bescherming van de privacy en veiligheid bij de verwerking van uw persoonsgegevens, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Deze privacyverklaring beschrijft hoe wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken in verband met het scoutingproces (“Scouting”), dat gericht is op het vinden van nieuw talent voor onze modellenbureaus, en is van toepassing op talenten, als betrokkenen, en, indien van toepassing, ouders of wettelijke voogden van minderjarigen. De verwerking door Elite is gebaseerd op de beginselen van rechtmatigheid, eerlijkheid, transparantie, doel- en opslagbeperking, gegevensminimalisatie, nauwkeurigheid, integriteit en vertrouwelijkheid. Het is belangrijk dat u dit document leest en bewaart, zodat u weet hoe en waarom wij uw gegevens gebruiken en wat uw rechten zijn onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Elite Model Management Amsterdam BV , Burgemeester van Stamplein 288, 2132 BH Hoofddorp, Nederland, onderdeel van de Elite World Group (“EWG” of “Groep”), ”), is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt en/of die wij van u verzamelen. In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming is Elite de “Verwerkingsverantwoordelijke”, aangezien het de doeleinden en middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt.

2. Functionaris voor gegevensbescherming

Elite heeft een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld. De DPO is beschikbaar voor alle informatie met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens door Elite. U kunt contact opnemen met de DPO door te schrijven naar dpo@elitemodelworld.com.

3. Soort en bron van persoonsgegevens

Onder verwerking van persoonsgegevens verstaan wij elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen.

Wij delen u mee dat de persoonsgegevens die wij voor Scouting verwerken, uw naam, e-mailadres, uw foto's en andere gegevens omvatten waarmee u kunt worden geïdentificeerd of die u identificeerbaar maken (hierna “persoonsgegevens” genoemd).

De Persoonsgegevens die wij voor Scouting verwerken, omvatten met name de volgende categorieën:

Algemene categorieën Persoonsgegevens
Deze omvatten: uw naam, geboortedatum/leeftijd, geslacht, e-mailadres, land, woonplaats, telefoonnummer, video's en foto's, lichaamsafmetingen, socialemedia-accounts en alle andere gegevens die wij tijdens het Scoutingproces kunnen verzamelen.
Bijzondere categorieën Persoonsgegevens
Voor de activiteiten die wij uitvoeren in verband met scouting, verzamelen wij geen bijzondere categorieën persoonsgegevens. Met betrekking tot gegevens over uw gezondheid kunnen wij dergelijke gegevens echter verwerken, indien deze door u openbaar zijn gemaakt.

We kunnen persoonsgegevens rechtstreeks van u verzamelen (bijvoorbeeld wanneer we u ontmoeten op een evenement of wanneer u vrijwillig naar ons kantoor komt) en/of van een modellenbureau/agent waarop u vertrouwt om uw imago als potentieel talent te promoten.

We kunnen ook persoonsgegevens rechtstreeks verzamelen op uw openbare accounts op sociale netwerken.

4. Doel van de verwerking, relevante rechtsgrondslag en bewaartermijn van gegevens

In dit gedeelte wordt de verwerking van persoonsgegevens door Elite for Scouting beschreven, evenals het doel van elke verwerking, de relevante rechtsgrondslag en informatie over de relevante bewaartermijnen van gegevens. Houd er rekening mee dat zodra de relevante bewaartermijn is verstreken, wij uw persoonsgegevens uit onze systemen en bestanden verwijderen of anonimiseren, zodat u niet langer identificeerbaar bent.

Het vinden van potentieel nieuw talent
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang bij het vinden van potentieel nieuw talent onder degenen die vrijwillig hun persoonsgegevens openbaar hebben gemaakt omdat zij hun imago willen promoten. Wanneer de verzamelde gegevens bijzondere categorieën van persoonsgegevens omvatten, kunnen deze gegevens toch worden verwerkt, aangezien zij rechtstreeks door de betrokkene openbaar zijn gemaakt. Dit doel omvat de volgende verwerking van persoonsgegevens:
- Het onderzoeken van inhoud die beschikbaar is gesteld op de openbare accounts van betrokkenen op sociale netwerken (bijv. video's, foto's, filmpjes en berichten). Wanneer we mogelijke interesse vinden, noteren we de persoonsgegevens die nuttig kunnen zijn voor ons scoutingproces;
- Het rechtstreeks verzamelen van persoonsgegevens bij de betrokkene wanneer we potentiële nieuwe talenten persoonlijk ontmoeten (bijvoorbeeld tijdens evenementen);
- Contact opnemen met de potentiële nieuwe talenten, met behulp van de persoonsgegevens die openbaar zijn gemaakt (in verband met punt i. hierboven) of aan de betrokkenen zijn gevraagd (in verband met punt ii. hierboven)
- Het beheren van alle activiteiten die wij uitvoeren in verband met Scouting, inclusief het beoordelen van uw potentieel als model.
Bewaartermijn: Persoonsgegevens die voor dit doel worden verwerkt, worden bewaard gedurende de tijd die strikt noodzakelijk is om het potentieel als model te beoordelen en in ieder geval niet langer dan 6 maanden vanaf het indienen van de aanvraag. Bovendien kunnen wij persoonsgegevens ook bewaren gedurende de tijd die door onze lokale wetgeving is toegestaan om onze belangen in gerechtelijke procedures te beschermen.

Voldoen aan uw verzoek
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de noodzaak om precontractuele maatregelen te nemen op uw verzoek, wanneer u, als betrokkene, ons uw persoonsgegevens verstrekt (rechtstreeks of via agenten/agentschappen). Het verstrekken van persoonsgegevens voor dit doel is optioneel, maar als u deze niet verstrekt, kunnen wij niet aan uw verzoeken voldoen. Dit doel omvat de volgende verwerking van persoonsgegevens:
- Contact met u opnemen wanneer u, of iemand die u hebt ingeschakeld om uw imago te promoten, ons vrijwillig uw persoonsgegevens toestuurt;
- Het beheren van alle activiteiten die wij uitvoeren in verband met scouting, inclusief het beoordelen van uw potentieel als model.
Bewaartermijn: Persoonsgegevens die voor dit doel worden verwerkt, worden bewaard gedurende de tijd die strikt noodzakelijk is om het potentieel als model te beoordelen en in ieder geval niet langer dan 6 maanden vanaf de indiening van de aanvraag. Bovendien kunnen wij persoonsgegevens ook bewaren gedurende de tijd die door onze lokale wetgeving is toegestaan om onze belangen in gerechtelijke procedures te beschermen.

Wettelijke verplichtingen
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de naleving van een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn. Houd er rekening mee dat het niet mogelijk is om bezwaar te maken tegen deze verwerking, aangezien deze wettelijk verplicht is. Dit doel omvat de volgende verwerking van persoonsgegevens:
- Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn;
- Om te voldoen aan een wettelijke bepaling of een bevel van de bevoegde autoriteiten, indien van toepassing.
Bewaartermijn: Persoonsgegevens die voor dit doel worden verwerkt, worden bewaard tot het moment dat in de specifieke verplichting of de toepasselijke wetgeving is bepaald.

Directe Marketing
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is uw vrijwillig gegeven toestemming. Het niet geven van toestemming heeft geen invloed op de beoordeling van uw potentieel als model Dit doel omvat de volgende verwerking van persoonsgegevens:
- i. Om u via e-mail en/of sms reclamemateriaal en commerciële informatie te sturen over bestaande en nieuwe diensten en speciale aanbiedingen met betrekking tot Elite of EWG.
Bewaartermijn: Persoonsgegevens die voor dit doel worden verwerkt, worden bewaard totdat de toestemming wordt ingetrokken en in ieder geval maximaal 3 jaar vanaf de datum van toestemming.

Delen met derden voor hun marketingdoeleinden
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is uw vrijwillig gegeven toestemming. Het niet geven van toestemming heeft geen invloed op de beoordeling van uw potentieel als model. Dit doel omvat de volgende verwerking van persoonsgegevens:
- Om Elite in staat te stellen uw persoonsgegevens door te geven aan derden waarmee zij contractuele relaties heeft (bijv. partners, sponsors), zodat u speciale aanbiedingen over hun diensten of andere informatie van hen kunt ontvangen.
Bewaartermijn: Persoonsgegevens die voor dit doel worden verwerkt, worden bewaard totdat de toestemming wordt ingetrokken en in ieder geval maximaal 3 jaar vanaf de datum van toestemming.

Administratieve doeleinden in verband met scouting
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang bij:
- i. Het doorgeven van uw persoonsgegevens binnen onze groep voor het beoordelen van uw potentieel als model.
Bewaartermijn: Persoonsgegevens die voor dit doel worden verwerkt, worden bewaard gedurende de tijd die strikt noodzakelijk is om het potentieel als model te beoordelen en in ieder geval niet langer dan 6 maanden vanaf de datum van aanmelding. Bovendien kunnen wij persoonsgegevens ook bewaren gedurende de tijd die volgens onze lokale wetgeving is toegestaan om onze belangen in gerechtelijke procedures te beschermen.

5. Ontvangers van persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens kunnen uitsluitend voor de in paragraaf 4 hierboven genoemde doeleinden worden gedeeld met de volgende derde partijen (gezamenlijk ‘ontvangers’ genoemd):

Entiteiten die namens Elite als leveranciers optreden en als gegevensverwerkers fungeren, aangezien zij namens ons persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming;
Entiteiten, instanties of autoriteiten, die doorgaans optreden als verwerkingsverantwoordelijken, aan wie het verplicht is om uw persoonsgegevens openbaar te maken op grond van wettelijke bepalingen of bevelen van autoriteiten;
Personen die door Elite zijn gemachtigd om persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn voor het uitvoeren van activiteiten die strikt verband houden met scouting, en die zich hebben verbonden tot geheimhouding of een adequate wettelijke geheimhoudingsplicht hebben, zoals werknemers of medewerkers van Elite;
Andere bedrijven die behoren tot de groep waarvan Elite deel uitmaakt.

6. Overdracht van persoonsgegevens

Sommige van uw persoonsgegevens worden gedeeld met ontvangers die zich mogelijk buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden. Elite zorgt ervoor dat de verwerking van uw persoonsgegevens door deze ontvangers gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Dergelijke overdrachten kunnen daarom gebaseerd zijn op een adequaatheidsbesluit of op door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (ook bekend als “SCC's”). Bij gebrek daaraan vindt de overdracht alleen plaats als specifieke waarborgen, vastgesteld door de toepasselijke privacywetgeving, van toepassing zijn.

7. Rechten van betrokkenen

U kunt te allen tijde de volgende rechten uitoefenen voor zover deze van toepassing zijn op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming:

Weten of wij persoonsgegevens over u opslaan/verwerken, en zo ja, toegang krijgen tot deze gegevens en een kopie ervan verkrijgen (recht op toegang);
Personen gegevens laten corrigeren als ze onjuist zijn, of ze aanvullen (recht op correctie);
Dergelijke gegevens laten verwijderen onder de voorwaarden die zijn vastgelegd in de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming (recht op verwijdering);
Ons verzoeken om de verwerking te beperken tot bepaalde categorieën persoonsgegevens, zoals toegestaan door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming;
Uw persoonsgegevens in een gestructureerd formaat opvragen en ontvangen, of deze gegevens doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (recht op gegevensoverdraagbaarheid), zoals toegestaan door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming;
Te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Om deze rechten uit te oefenen, of voor andere informatie of vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met onze DPO via het volgende e-mailadres: dpo@elitemodelworld.com. In elk geval hebt u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde privacy autoriteit.

Our engagement

Elite Model Management Amsterdam BV (“Elite”, “we” or “us”) is committed to protecting the privacy and security when processing your personal data, in compliance with the applicable data protection laws. This Privacy Notice describes how we collect and use personal data in relation to the scouting process (“Scouting”), which is aimed at finding new talents for our modelling services, and it applies to talents, as data subjects, and, where applicable, parents or legal guardians of minors. The processing carried out by Elite will be based on the principles of lawfulness, fairness, transparency, purpose and storage limitation, data minimization, accuracy, integrity, and confidentiality. It is important that you read and keep this document so that you are aware of how and why we are using your data and what your rights are under the applicable data protection laws

1. Controller

Elite Model Management Amsterdam BV, Burgemeester van Stamplein 288, 2132 BH Hoofddorp, the Netherlands, part of the Elite World Group (“EWG” or “Group”), is responsible for the personal data you provide to us and/or we collect from you. In accordance with the applicable data protection laws, Elite is the “Controller”, as it determines the purposes and means of the processing of personal data.

2. Data Protection Officer

Elite has appointed a data protection officer (“DPO”). The DPO is available for any information regarding the processing of personal data carried out by Elite. You can contact the DPO by writing to dpo@elitemodelworld.com.

3. Type and source of personal data

By processing of personal data, we mean any operation or set of operations which is performed on personal data or on sets of personal data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organisation, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.

We inform you that the personal data we process for Scouting include your name, email address, your photos and other data that can identify you or make you identifiable (hereinafter referred to as “Personal Data”).

In particular, the Personal Data we process for Scouting include the following categories:

Common categories of Personal Data
These include: your name, date of birth/age, gender, email address, country, city, telephone, videos and photographs, body measurements, social media accounts and any other data which we may collect during the Scouting process.
Special categories of Personal Data
For the activities we perform in relation to Scouting, we do not collect special categories of Personal Data. However, with regard to data relating to your health, we may process such data, if it has been made public by you.

We may collect Personal Data directly from you (for example, when we meet you at an event or if you voluntarily come to our office) and/or from a modelling agency/agent you rely on to promote your image as a potential talent.

We may also collect Personal Data directly on your public accounts on social networks.

4. Purpose of processing, related legal basis, and data retention period

This section describes the processing of Personal Data carried out by Elite for Scouting, the purposes of each processing, the relevant legal basis, and information on the relevant data retention periods. Please note that once the relevant data retention period has ended, we delete your Personal Data from our systems and files or anonymize it so that it no longer identifies you.

Finding Potential New Talents
The legal basis for this processing is our legitimate interest in finding potential new talents among those who have voluntarily made their Personal Data public because they want to promote their image. Where the data collected includes special categories of Personal Data, such data may still be processed as it has been directly made public by the data subject. This purpose includes the following processing of Personal Data:
- Examining content made available on data subjects’ public accounts on social networks (e.g., videos, photographs, reels and posts). When we find possible interest, we take note of the Personal Data that may be useful for our Scouting process;
- Collecting Personal Data directly from the data subject when we meet potential new talents in person (for example, at events);
- Contacting the potential new talents, using the Personal Data that has been made publicly available (in relation to point. i. above) or requested to the data subjects (in relation to point ii. above);
- Managing all the activities we perform in relation to Scouting, including assessing your potential as a model.
Retention Period: Personal Data processed for this purpose will be retained for the time strictly necessary to assess the potential as a model and, in any case, no longer than 6 months from the submission of the application. Furthermore, we may also retain Personal Data for the time permitted by our local laws to protect our interests in legal proceedings.

Satisfying Your Request
The legal basis for this processing is the need to implement pre-contractual measures taken at your request, when you, as data subject, provide us your Personal Data (directly or through agents/agencies). The provision of Personal Data for this purpose is optional, but failure to provide it would make it impossible to satisfy your requests. This purpose includes the following processing of Personal Data:
- Entering in contact with you when you, or someone you relied on to promote your image, voluntarily send us your Personal Data;
- Managing all the activities we perform in relation to Scouting, including assessing your potential as a model.
Retention Period: Personal Data processed for this purpose will be retained for the time strictly necessary to assess the potential as a model and, in any case, no longer than 6 months from the submission of the application. Furthermore, we may also retain Personal Data for the time permitted by our local laws to protect our interests in legal proceedings.

Law Obligations
The legal basis for this processing is the compliance with a legal obligation which we are subject to. Please note that it is not possible to object to this processing as it is required by law. This purpose includes the following processing of Personal Data:
- To fulfil legal obligations which we are subject to;
- Comply with a regulatory provision or an order from the competent authorities, where applicable.
Retention Period: Personal Data processed for this purpose will be retained until the time specified by the specific obligation or applicable law.

Direct Marketing
The legal basis for this processing is your freely given consent. Not providing consent will not affect the evaluation on your potential as model. This purpose includes the following processing of Personal Data:
- To send you advertising material, commercial information, by email and/or SMS, about existing and new services and special offers related to Elite or EWG.
Retention Period: Personal Data processed for this purpose will be retained until consent is revoked and, in any case, for a maximum of 3 years from the date of consent.

Third-party Sharing for their Marketing Purposes
The legal basis for this processing is your freely given consent. Not providing consent will not affect the evaluation on your potential as model. This purpose includes the following processing of Personal Data:
- To allow Elite transferring your personal data to third parties with whom has contractual relationships (e.g., partners, sponsors) so that you may receive special offers about their services or other information from them.
Retention Period: Personal Data processed for this purpose will be retained until consent is revoked and, in any case, for a maximum of 3 years from the date of consent.

Scouting-related Administrative Purposes
The legal basis for this processing is our legitimate interest in:
- i. Transmitting your Personal Data within our Group for evaluating your potential as model.
Retention Period: Personal Data processed for this purpose will be retained for the time strictly necessary to assess the potential as a model and, in any case, no longer than 6 months from the application date. Furthermore, we may also retain Personal Data for the time permitted by our local laws to protect our interests in legal proceedings.

5. Personal Data Recipients

Your Personal Data may be shared, solely for the purposes referred to in paragraph 4 above, with the following third parties (collectively, “Recipients”):

Entities operating as suppliers on behalf of Elite, acting as data processors, as they process personal data on our behalf, pursuant to the applicable data protection laws;
Entities, bodies, or authorities, typically acting as data controllers, to whom it is mandatory to disclose your Personal Data pursuant to legal provisions or orders from authorities;
Individuals authorized by Elite to process Personal Data necessary to perform activities strictly related to the Scouting, who have committed themselves to confidentiality or have an adequate legal obligation of confidentiality, such as Elite employees or collaborators;
Other companies belonging to the Group, of which Elite is a part.

6. Personal Data Transfers

Some of your Personal Data is shared with Recipients who may be located outside the European Economic Area (EEA). Elite ensures that the processing of your Personal Data by these Recipients is carried out in compliance with applicable data protection laws. Therefore, such transfers may be based on an adequacy decision or on Standard Contractual Clauses (also known as “SCCs”) approved by the European Commission. In their absence, the transfer will only take place if specific safeguards, set by the applicable privacy laws, apply.

7. Data subjects’ rights

At any time, you may exercise the following rights to the extent they are applicable pursuant to the data protection laws:

Know if we store/process Personal Data relating to you, and if so, have access to them and obtain a copy of such data (right of access);
Obtain the rectification of Personal Data, if they are incorrect, or supplement them (right of rectification);
Obtain the erasure of such data under the conditions set forth by the applicable data protection laws (right of erasure);
Request to us to restrict the processing only to certain categories of Personal Data, as permitted by the applicable data protection laws;
Request and receive Personal Data concerning you in a structured format, or to have such data transmitted to another controller (right to data portability), as permitted by the applicable data protection laws;
opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri Dati personali.

To exercise these rights, or for any other information or concerns regarding the processing of your Personal Data, you can either contact our DPO at the following email address: dpo@elitemodelworld.com. In any case, you always have the right to lodge a complaint with the competent privacy authority.