Elite Amsterdam

Onze verbintenis

Elite Model Mgmt Amsterdam BV ("Onderneming", "wij" of "ons") zet zich in voor de bescherming van de privacy en veiligheid bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Het is belangrijk dat u leest en in gedachten houdt waarom en hoe wij uw gegevens gebruiken en wat uw rechten zijn onder de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming. In het onderstaande verwijst "betrokkene" naar de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

Verantwoordelijke

Elite Model Mgmt Amsterdam BV, Herengracht 124 - 1015 BW, Netherlands, onderdeel van de Elite World Group (EWG), bepaalt het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens.

Wat is het doel van de gegevensverwerking?

Deze Privacy kennisgeving heeft betrekking op onze scoutingactiviteiten die gericht zijn op het vinden van nieuwe talenten voor onze modellendiensten.

Hoe komen wij aan uw persoonlijke gegevens en welke gegevens worden verzameld?

Veel potentiële modellen hebben openbare accounts op sociale netwerken om zichzelf te promoten via video's, verhalen, reels en posts: wij nemen een kijkje in deze publicaties en wanneer wij een geval van mogelijke interesse vinden, nemen wij kennis van de gegevens die nuttig kunnen zijn voor onze diensten, in het geval dat u besloten heeft om deze openbaar te maken
Indien wij u terloops op straat of op een evenement ontmoeten, zullen wij u rechtstreeks om uw contactgegevens vragen, alsook om enkele foto's van u, en enkele andere gegevens zoals leeftijd en geslacht
Als u bij ons binnenloopt en de gebruikelijke interne procedure doorloopt, deelt u uw contactgegevens/foto's/fysieke maten, leeftijd en geslacht
Als u ons vrijwillig, per e-mail of gewone post of via een ander communicatiemiddel, uw contactgegevens en/of foto's en/of lichaamsmaten of andere gegevens over uzelf toestuurt
Als iemand op wie u een beroep deed om uw imago als mogelijk talent te promoten, contact met ons opneemt via gewone post of e-mail of via een ander communicatiemiddel of fysiek naar onze kantoren komt en ons uw contactgegevens en/of foto's en/of fysieke afmetingen of andere gegevens over u bezorgt.

Indien u een specifiek formulier invult, kan u steeds de specifieke Privacy kennisgeving raadplegen die beschikbaar is op onze middelen (website, APP, papieren document) of hier.

Rechtsgrondslag voor verwerking

De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang om nieuw potentieel talent te vinden onder degenen die hun gegevens vrijwillig openbaar hebben gemaakt omdat ze zichzelf willen promoten.
Anderzijds is de rechtsgrondslag om op verzoek van de betrokkenen actie te ondernemen alvorens een eventueel contract met ons aan te gaan, voor degenen die hun gegevens aan ons hebben meegedeeld (rechtstreeks of via hun agenten), altijd met het doel zichzelf te promoten.
Wanneer de verzamelde gegevens zoals hierboven gemeld gevoelige (*) gegevens bevatten, kunnen deze worden behandeld omdat de verwerking betrekking heeft op persoonsgegevens die door de betrokkene kennelijk openbaar zijn gemaakt.
(*) gegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, gegevens over de gezondheid of gegevens over het seksuele leven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon blijken.

Delen van gegevens en doorgeven van persoonsgegevens buiten de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland

Het kan voorkomen dat wij uw gegevens moeten delen met andere bedrijven van de Groep, altijd met als doel uw potentieel als model te beoordelen en uw gegevens worden verwerkt met de steun van dienstverleners: deze partijen zijn verplicht zich te houden aan de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming. Wanneer deze partijen namens ons persoonsgegevens verwerken, zijn zij contractueel verplicht om uw persoonsgegevens naar behoren te beschermen en onze instructies op te volgen. Indien vereist door de wet, zullen wij uw gegevens delen met de relevante autoriteiten.
Indien bovengenoemde partijen gevestigd zijn buiten de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland, nemen wij, afhankelijk van het specifieke geval, de toepasselijke waarborgen aan waarin de wetgeving inzake gegevensbescherming voorziet.

Hoe bewaren wij uw persoonsgegevens en hoe lang?

Wij slaan uw gegevens, voor de bovengenoemde doeleinden, veilig op en in overeenstemming met de bepalingen van de toepasselijke wetgeving die de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens beschermt. Wij beperken de toegang tot uw persoonsgegevens tot die werknemers, agenten, contractanten en andere derden die een strikte zakelijke noodzaak hebben om uw gegevens te kennen.
Uw persoonsgegevens worden bewaard gedurende de tijd die strikt noodzakelijk is voor de beoordeling van uw potentieel als model: indien de beoordelingsprocedure niet uitmondt in de totstandkoming van een contractuele relatie met u, worden uw persoonsgegevens gedurende 3 jaar na het einde van die procedure bewaard om ons in staat te stellen uw profiel te beoordelen voor toekomstige mogelijkheden.
De gegevens kunnen nog langer worden bewaard indien dit nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en/of om een recht uit te oefenen of te verdedigen.
Wanneer wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, verwijderen wij deze uit onze systemen of anonimiseren wij deze, zodat u niet langer identificeerbaar bent.

Wat zijn uw privacy rechten?

Overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming kunt u de bovenstaande rechten geval per geval uitoefenen, naargelang van de specifieke verwerkingssituatie:

van ons de volgende informatie te verkrijgen: de doeleinden van de verwerking; de betrokken categorieën persoonsgegevens; de ontvangers of categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, in het bijzonder ontvangers in derde landen of internationale organisaties; indien mogelijk, de beoogde periode gedurende welke de persoonsgegevens zullen worden bewaard, of, indien dit niet mogelijk is, de criteria die zijn gebruikt om die periode te bepalen. Op verzoek verstrekken wij een kopie van uw persoonsgegevens die worden verwerkt, in een gangbare elektronische vorm; uw recht op een kopie mag echter geen afbreuk doen aan de rechten en vrijheden van anderen
zonder onnodige vertraging correctie van uw persoonsgegevens te verkrijgen indien deze onvolledig of onnauwkeurig zijn of indien een door u verstrekte integratie noodzakelijk is
onder bepaalde voorwaarden de verwijdering van uw persoonsgegevens te verkrijgen wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn in verband met de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt; u de toestemming waarop de verwerking is gebaseerd intrekt en wanneer er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is; u bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen dwingende legitieme gronden voor de verwerking zijn, of u bezwaar maakt tegen de verwerking voor direct-marketingcommunicatie die aan u is gericht; de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt; de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan de verantwoordelijke voor de verwerking is onderworpen; de persoonsgegevens zijn verzameld in verband met het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij aan minderjarigen
bezwaar te maken tegen de verwerking wanneer er geen dwingende legitieme gronden voor de verwerking zijn, of u bezwaar maakt tegen de verwerking in het geval van direct marketingcommunicatie die aan u is gericht
beperking van de verwerking te verkrijgen wanneer een van de volgende situaties van toepassing is: u betwist de juistheid van de persoonsgegevens gedurende een periode die de verantwoordelijke voor de verwerking in staat stelt deze juistheid te verifiëren; de verwerking is onwettig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan; de verantwoordelijke voor de verwerking heeft de persoonsgegevens niet langer nodig voor de doeleinden van de verwerking, maar u hebt deze nodig voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering; u hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking in afwachting van de verificatie of de legitieme gronden van de verantwoordelijke voor de verwerking zwaarder wegen dan de uwe
de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens aan een andere partij te verkrijgen; dit recht is van toepassing wanneer de verwerking met geautomatiseerde middelen wordt uitgevoerd en de rechtsgrond voor de verwerking uw toestemming of de contractuele relatie met de verwerkingsverantwoordelijke is
bezwaar te maken tegen de verwerking, met inbegrip van profilering, die rechtsgevolgen voor u heeft of die u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft, behalve wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het aangaan of uitvoeren van een contract tussen u en de verantwoordelijke voor de verwerking; of is toegestaan op grond van een wet waaraan de verantwoordelijke voor de verwerking is onderworpen en die tevens voorziet in passende maatregelen ter bescherming van de rechten en vrijheden en legitieme belangen van de betrokkene; of is gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming.

U hebt het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de staat waar u uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk hebt, indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. In Nederland is de referentie toezichthoudende autoriteit bijvoorbeeld Autoriteit Persoonsgegevens www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Contactpersonen

Voor nadere informatie over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, over uw privacy rechten en de uitoefening daarvan, of voor elke kwestie in verband met de verwerking van uw gegevens, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming door een e-mail te sturen naar dpo@elitemodelworld.com of een gewone brief naar het adres van het bedrijf dat vermeld staat in de paragraaf 'Verantwoordelijke'.

Our engagement

Elite Model Mgmt Amsterdam BV (“Company”, “we” or “us”) is committed to protecting privacy and security when processing your personal data. It is important that you read and keep in mind why and how we are using your data and what your rights are under the relevant data protection legislation. In the following ‘data subject’ refers to the person to whom the personal data is concerned with.

Controller

Elite Model Mgmt Amsterdam BV, Keizersgracht 448 - 1016 GD Amsterdam, Netherlands, part of the Elite World Group (EWG), determines the purposes and means of the processing of personal data.

What is the purpose of processing?

This Privacy Notice relates to our scouting activities aimed at finding new talents for our modelling services.

How we get your personal data and what is the data collected?

Many potential models have public accounts on social networks in order to promote themselves via videos, stories, reels and posts: we take a look at these publications and where we find a case of possible interest, we take note of the data that can be useful for our services, in the event you have decided to make them publicly available
In the event we meet you casually on the street or at an event, we will ask for your contact details directly, as well as some pictures of you, and some other data such as age and gender
If you do a walk-in at our offices and you go through the usual internal process, you share your contact details/pictures/physical measurements, age and gender
If you voluntarily, by email or regular mail or by any other means of communication, send us your contact details and/or pictures and/or physical measurements or other data about yourself
If someone you relied on to promote your image as a possible talent, contacts us by regular mail or email or by any other means of communication or physically comes to our offices and provides us with your contact details and/or photos and/or physical measurements or other data about you

In case you fill in a specific form, you can always access to the specific Privacy Notice made available on our resources (website, APP, paper document) or here.

Legal basis for processing

The legal basis is our legitimate interest in finding new potential talent among those who have voluntarily made their data public because they wish to promote themselves.
On the other hand, the legal basis is to take action at the request of the data subjects before entering into a possible contract with us, for those who have communicated their data to us (directly or through their agents) always with the aim of promoting themselves.
Where the data collected as reported above includes sensitive (*) data, it can be treated because the processing relates to personal data which are manifestly made public by the data subject.
(*) data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, data concerning health or data concerning a natural person's sex life or sexual orientation

Data Sharing and personal data transfers outside European Union, United Kingdom and Switzerland

We may have to share your data with other companies of the Group always with the purpose of assessing your potential as model and your data is processed with the support of service providers: such parties are obliged to comply with the relevant data protection legislation. Where such parties process personal data on our behalf, they are contractually obliged to properly protect your personal data and follow our instructions. If required by law, we will share your data with relevant authorities.
If the above-mentioned parties are established outside of the European Union, United Kingdom, and Switzerland, we adopt, according to the specific case, the applicable safeguards provided for by the data protection legislation.

How we store your personal data and for how long?

We store your data, for the above purposes, securely and in compliance with the provisions of the applicable laws that protect confidentiality, integrity, and availability of your personal data. We limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a strict business need to know your data.
Your personal data will be retained for the time strictly necessary for the assessment of your potential as a model: if the assessment procedure doesn’t end up with the establishment of a contractual relationship with you, your personal data will be retained for 3 years from the end of such procedure to allow us to assess your profile for future opportunities.
The data may be retained for a further period if necessary to comply with legal obligations and/or to exercise or defend a right.
When we no longer need to use your personal data, we delete it from our systems or anonymize it so that it no longer identifies you.

What are your privacy rights?

According to the relevant data protection law, you can exercise the above rights on a case-by-case basis, as applicable to the specific processing situation:

obtain from us the following information: the purposes of the processing; the categories of personal data concerned; the recipients or categories of recipient to whom the personal data have been or will be disclosed, in particular recipients in third countries or international organisations; where possible, the envisaged period for which the personal data will be stored, or, if not possible, the criteria used to determine that period. If requested we shall provide a copy of your personal data undergoing processing, in a commonly used electronic form, however your right to obtain a copy shall not adversely affect the rights and freedoms of others
obtain without undue delay correction of your personal data in case it is incomplete or inaccurate or necessary any integration provided by you
obtain erasure of your personal data under certain conditions: where the personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected or otherwise processed; you withdraw consent on which the processing is based and when there is no other legal ground for the processing; you object to the processing and there are no overriding legitimate grounds for the processing, or you object to the processing for direct marketing communications addressed to you; the personal data have been unlawfully processed; the personal data have to be erased for compliance with a legal obligation to which the Controller is subject; the personal data have been collected in relation to the offer of information society services to minors
object to the processing when there are no overriding legitimate grounds for the processing, or you object to the processing in case of direct marketing communications addressed to you
obtain restriction of processing where one of the following applies: you contest the accuracy of the personal data, for a period enabling the Controller to verify such accuracy; the processing is unlawful and you oppose the erasure of the personal data and request the restriction of their use instead; the Controller no longer needs the personal data for the purposes of the processing, but they are required by you for the establishment, exercise or defence of legal claims; you have objected to processing pending the verification whether the legitimate grounds of the Controller override yours
obtain the portability of your personal data to another party, this right is applicable when the processing is carried out by automated means and the legal ground for processing is your consent or the contractual relationship with the Controller.
object to the processing, including profiling, which produces legal effects on you or similarly significantly affect you except when the processing is necessary for entering into, or performance of, a contract between you and the Controller; or is authorised by a law to which the Controller is subject and which also lays down suitable measures to safeguard the data subject's rights and freedoms and legitimate interests; or is based on your explicit consent.

You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the State of your habitual residence, place of work or place of the alleged infringement if you consider that the processing of your personal data infringes the applicable data protection law. For example, in Netherlands the reference supervisory authority is Autoriteit Persoonsgegevens www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Contacts

For further information on how we process your personal data, your privacy rights and to exercise them, or for any issue related to the processing of your data, contact our Data Protection Officer by sending an email to dpo@elitemodelworld.com or a regular mail to the Company address reported in the section ‘Controller’.